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Olá pessoal! Segue o post número 8 da série PRINCE2 sem mistério. Desta vez, escrevo sobre Organization que é um dos 07 Temas do PRINCE2.
Por Roberiton Ribeiro, 13 de Junho de 2010.
Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos críticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contínuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos. Os 07 Temas do PRINCE2 são: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma visão geral sobre o Tema Organization.
Uma estrutura organizacional pode ser crucial para o sucesso do projeto. Isto porque todo projeto precisa de direção, gerenciamento, controle e comunicação. Desta forma, pode-se entender que os projetos precisam ter uma estrutura de gerenciamento que realmente funcione e que não dificulte seu andamento no dia-a-dia. O PRINCE2 fornece uma abordagem, que pode ser aplicada em qualquer ambiente, que provê estes elementos tão necessários para um bom gerenciamento de projeto.
Esta estrutura de gerenciamento, assume que haverá um Cliente para especificar, fazer uso e provavelmente pagar pelo resultado desejado do projeto e um Fornecedor principal que proverá os recursos e habilidades necessárias para criar o resultado ou produto desejado pelo Cliente. Esta hipótese tem grande influência sobre a forma de como o projeto será organizado. A figura a seguir mostra a estrutura de gerenciamento de projetos PRINCE2.
Figura: Estrutura de Gerenciamento de Projetos baseada no Manual PRINCE2
Vale ressaltar que o Comitê do Projeto não é uma democracia, apesar de ter representantes do usuário e do fornecedor. A decisão final do Comitê é do Executivo, pois ele tem a responsabilidade pelo Negócio.
Esta estrutura de gerenciamento é dividida em quatro níveis ou camadas:
- Gerenciamento da Corporação ou Programa (Corpotare or Programme Management)
- Comitê/Direção do Projeto (Project Board)
- Gerenciamento do dia-a-dia do projeto (Project Manager)
- Gerenciamento das entregas dos produtos (Team Managers)
Figura: As 4 Camadas de Gerenciamento baseada no Manual PRINCE2
A primeira camada, apesar de incentivar um projeto e definir as restrições globais, não faz parte do time de gerenciamento do projeto.
Como dito no 2º parágrafo deste post, o projeto precisa de direção e de controle. Portanto, o seu progresso precisa ser controlado afim de mantê-lo alinhado com as expectativas definidas no início do projeto. Mesmo tendo o melhor dos melhores planejamentos, nenhum projeto é conluído 100% de acordo com o plano original, pois sempre haverá um desvio. Por esta razão, a estrutura de gerenciamento sugerida pelo PRINCE2 requer definições de tolerâncias de projeto para o time do projeto. Com isto, o Project Board pode gerenciar por exceção e assim não sofrer com, por exemplo, interrupções do Gerente do Projeto porque ele precisa gastar um pouco mais para realizar uma determinada atividade ou porque a mesma vai precisar de mais um dia para ser concluída.
Normalmente as tolerâncias padrões são referentes a prazo e custo. Mas também é possível definir tolerâncias de escopo, risco, benefício esperado, qualidade e etc. A figura a seguir, baseda no manual PRINCE2, ilustra a abrangência das tolerâncias das camadas de gerenciamento PRINCE2.
Figura: Tolerâncias das 4 Camadas de Gerenciamento baseada no Manual PRINCE2
Concluindo, o Tema Organization fornece uma estrutura organizacional para o projeto, baseada em um ambiente envolvendo Cliente e Fornecedor, contendo o relacionamento e definições claras dos papéis e responsabilidades de cada integrante atuante no projeto. Vale ressaltar que, esta estrutura sugerida pelo PRINCE2, é uma estrutura para o gerenciamento do projeto e não para a organização como um todo.
Nos próximos Posts, abordarei sobre algumas terminologias e papéis de cada membro do time do projeto no ambiente PRINCE2 , além de continuar a visão geral dos outros seis Temas.
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